01Teilnahme Vergabeverfahren

    Wir verstehen das Vergaberecht als Chance für versierte Unternehmen, sich gegenüber Wettbewerbern durchzusetzen und gleichzeitig mit auskömmlichen Verträgen Geld zu verdienen. GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge berät Anbieter bei der Akquirierung öffentlicher Aufträge und entwickelt innovative Bewerbungs-, Teilnahme- und Angebotsstrategien. In jedem Falle beachten wir das Ziel: Ein kaufmännisch guter Vertrag.

    Wir verstehen das Vergaberecht als Chance für versierte Unternehmen, sich gegenüber Wettbewerbern durchzusetzen und gleichzeitig mit auskömmlichen Verträgen Geld zu verdienen. GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge berät Anbieter bei der Akquirierung öffentlicher Aufträge und entwickelt innovative Bewerbungs-, Teilnahme- und Angebotsstrategien. In jedem Falle beachten wir das Ziel: Ein kaufmännisch guter Vertrag.

    Mit innovativen Konzepten öffentliche Ausschreibungen gewinnen

    Im Laufe unserer Beratungstätigkeit haben wir umfassende Herangehensweisen entwickelt, die schon vielen unserer Mandanten zum Erfolg bei öffentlichen Ausschreibungen verholfen haben. Mit unseren praxiserprobten und rechtlich abgesicherten Vorlagen sind Anbieter in der Lage, die vielfältigen formalen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Angebot selbst zu bewältigen sowie Zeitaufwand und Kosten bei der Teilnahme an Ausschreibungen zu minimieren. Wir bieten u. a. Checklisten für die Anforderung von Ausschreibungsunterlagen, die Angebotserstellung und die Vertragsgestaltung, Formulierungshilfen für die Kommunikation mit Auftraggebern in Bewerbungs- und Angebotsphasen, Vorbereitungsdokumente für Bietergespräche und Verhandlungen sowie Musterverträge für Bietergemeinschaften, Subunternehmer und Lieferanten.

    Begleitung der Unternehmen im Vergabeverfahren

    Die formalen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Angebot im Rahmen einer Auftragsvergabe der öffentlichen Hand haben in den vergangen Jahren deutlich zugenommen. Chancen, eine Ausschreibung zu gewinnen, haben nur Angebote, die diese formalen Kriterien zu hundert Prozent erfüllen. GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge begleitet Anbieter durch sämtliche Phasen einer Ausschreibung, analysiert die Ausschreibungsunterlagen im Hinblick auf juristische Risiken und sorgt für die formal korrekte und rechtskonforme Gestaltung und Abgabe der Angebote. Darüber hinaus wissen wir die Formstrenge des Vergaberechts zu nutzen, um unseren Mandanten durch geschickte Formulierungen Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Außerdem unterstützen wir Bieter bei Verhandlungen mit Auftraggebern und anderen Anbietern sowie bei der Nachforderung von Unterlagen und erstellen auf Wunsch vertragliche Regelungen für die Bildung von Bietergemeinschaften und die Einbindung von Subunternehmen. Bieterrechte setzen wir in Nachprüfungsverfahren vor Vergabekammern und Verwaltungsgerichten durch und entwerfen ggf. Rügeschreiben an die Vergabestelle.

    Bietergemeinschaften

    Auf Anbieterseite besteht oftmals der Wunsch bzw. die Notwendigkeit, sich mit anderen Unternehmen zusammenzuschließen und gemeinsam ein Angebot abzugeben. Damit sind in der Regel längerfristige Bindungen der Vertragspartner und eine gesamtschuldnerische Haftung verbunden. Wir unterstützen Unternehmen darin, die damit verbundenen Risiken zu minimieren und mögliche Konfliktpunkte bereits im Vorfeld offen zu legen und zu klären.

    Nachunternehmereinsatz

    Bei Akquisitionsbemühungen um öffentliche Aufträge unterstützen wir Anbieter und Nachunternehmer darin, ihr gegenseitiges Verhältnis vertraglich zu regeln. Die Kostensicherheit für beide Seiten steht dabei im Vordergrund. Gleichzeitig stehen wir unseren Mandanten bereits zu diesem Zeitpunkt bei der Vorbereitung des Nachtragsmanagements zur Seite.

    Vorlagen

    Mit unseren praxiserprobten und rechtlich abgesicherten Vorlagen sind Anbieter in der Lage, die vielfältigen formalen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Angebot selbst zu bewältigen sowie Zeitaufwand und Kosten bei der Teilnahme an Ausschreibungen zu minimieren. Für unsere Mandanten stellen wir individuell Arbeitshilfen zur Verfügung, mit denen diese in der Lage sind, Konfliktsituationen zu vermeiden.

    Checklisten

    Wir bieten u. a. Checklisten für die Anforderung von Ausschreibungsunterlagen, die Angebotserstellung und die Vertragsgestaltung, Formulierungshilfen für die Kommunikation mit Auftraggebern in Bewerbungs- und Angebotsphasen, Vorbereitungsdokumente für Bietergespräche und Verhandlungen sowie Musterverträge für Bietergemeinschaften, Subunternehmer und Lieferanten.

    02Auftragsänderungen Nachträge

    Vertragsmanagement beginnt für uns bereits mit der Analyse der Ausschreibungsunterlagen. Chancen und Risiken werden von uns aus juristischer und kaufmännischer Sicht bewertet und die sich daraus ergebenden Handlungsoptionen mit unseren Mandanten im Vergabeverfahren abgestimmt und ggf. währen der Auftragsausführung durchgesetzt. Unsere Unterstützungsmaßnahmen:

    Vertragsmanagement beginnt für uns bereits mit der Analyse der Ausschreibungsunterlagen. Chancen und Risiken werden von uns aus juristischer und kaufmännischer Sicht bewertet und die sich daraus ergebenden Handlungsoptionen mit unseren Mandanten im Vergabeverfahren abgestimmt und ggf. währen der Auftragsausführung durchgesetzt. Unsere Unterstützungsmaßnahmen:

    Vertragsanpassungspotenziale

    In der Phase der Leistungserbringung strukturieren wir die Vertragsanpassungspotentiale, bereiten anhand von Formulierungsvorschlägen und Verhandlungsleitfäden die Kommunikation mit dem Auftraggeber vor und sorgen für die rechtssichere Gestaltung des Schriftverkehrs.

    Verhandlungen mit dem Aufraggeber

    Nachtragsverhandlungen werde von uns sorgfältig vorbereitet. Dank unseres exzellenten Verhandlungsgeschicks gelingt es uns in der Regel, die Forderungen unserer Mandanten durchzusetzen und aufwändige rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden. In jedem Fall aber stellen wir zugleich eine gerichtsfeste Dokumentation der zusätzlichen Vergütungsmöglichkeiten sicher.

    Rechtssicherheit gemäß § 132 GWB schaffen

    Auftragsänderungen während der Vertragslaufzeit können seit der Vergaberechtsreform 2016 nicht mehr ohne weiteres bilateral zwischen öffentlichem Auftraggeber und dem Auftragnehmer vorgenommen werden. Es kommt auf die richtige Dokumentation der vergaberechtlichen Ausnahmetatbestände an, um nicht die Gefahr einer Unwirksamkeit der Nachtragsvereinbarung zu verlieren. Dies könnte noch bis zu 6 Monate nach der Nachtragsvereinbarung von Dritten geltend gemacht werden.

    03Bieterrechte

    Unternehmen haben einen Rechtsanspruch darauf, dass die Bestimmungen über das Vergabeverfahren eingehalten werden. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die vergaberechtlichen Regelungen korrekt umzusetzen, andernfalls können die Unternehmen – mit unserer Unterstützung - die korrekte Anwendung des Vergaberechts durchsetzen.

    Unternehmen haben einen Rechtsanspruch darauf, dass die Bestimmungen über das Vergabeverfahren eingehalten werden. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die vergaberechtlichen Regelungen korrekt umzusetzen, andernfalls können die Unternehmen – mit unserer Unterstützung - die korrekte Anwendung des Vergaberechts durchsetzen.

    Checkliste möglicher Rechtsverletzungen

    Eine Benachteiligung von Unternehmen durch Auftraggeber im Vergabeverfahren kommt im Wesentlichen in Folgenden vier Fallgruppen in Betracht:

    • Unternehmen beteiligen sich am formalisierten Vergabeverfahren und werden durch Entscheidungen des Auftraggebers diskriminiert.
    • Unternehmen können sich am formalisierten Verfahren nicht beteiligen, weil die Beschreibung des Leistungsgegenstandes oder die Anforderungen an die Teilnahme so gestaltet sind, dass sie nicht mitmachen können.
    • Der Auftraggeber führt kein formalisiertes Vergabeverfahren durch, sondern nimmt eine unzulässige Direktvergabe an einen Wettbewerber vor.
    • Der Auftraggeber führt zunächst ordnungsgemäß ein Vergabeverfahren durch, nimmt dann aber während der Auftragsausführung mit dem Zuschlagsbieter (Auftragnehmer) unzulässige Änderungen des Vertragsverhältnisses vor.

    Unser Fachbeitrag beinhaltet eine vergaberechtliche Checkliste von möglichen Rechtsverletzungen des Auftraggebers gegenüber interessierten Unternehmen, Bewerbern, Bietern und Auftragnehmern (siehe www.bieterrechte.de).

    Unsere Unterstützungsleistungen für Unternehmen

    Zunächst stimmen wir das mögliche Ziel mit unseren Mandanten ab. Oftmals besteht dies darin, den Zuschlag in einem Vergabeverfahren nach auskömmlicher Kalkulation zu erhalten. Dies bedeutet, dass wir geeignete Maßnahmen hierzu empfehlen. Diese müssen nicht sofort in einer Rüge bestehen, hier gibt es elegantere Wege.

    04Nachprüfungsverfahren

    Prozessvermeidung ist unser oberstes Ziel. Im Konfliktfall suchen wir innovative Lösungswege zur außergerichtlichen Streitbeilegung. Unsere Mandanten profitieren dabei von unserem exzellenten Netzwerk. Doch nicht immer sind Einigungen möglich. Kommt es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, stehen wir als robuster Partner an der Seite unserer Mandanten.

    Prozessvermeidung ist unser oberstes Ziel. Im Konfliktfall suchen wir innovative Lösungswege zur außergerichtlichen Streitbeilegung. Unsere Mandanten profitieren dabei von unserem exzellenten Netzwerk. Doch nicht immer sind Einigungen möglich. Kommt es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, stehen wir als robuster Partner an der Seite unserer Mandanten.

    GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge hat schon viele Auftraggeber und Anbieter bei Rügen, Vergabenachprüfungsverfahren und beim Geltendmachen von Vergütungs- und Schadensersatzansprüchen erfolgreich vor Gerichten vertreten und ist mit den Besonderheiten der Vergabekammern und Oberlandesgerichte im gesamten Bundesgebiet bestens vertraut. Es ist nicht zuletzt unsere umfassende Prozesserfahrung, die wir in mehr als hundert Nachprüfungsverfahren und Schadensersatzklagen gesammelt haben, die unsere Mandanten im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung zu schätzen wissen.

    05Seminare

    Von öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen stark nachgefragt werden unsere Inhouse-Schulungen, die wir passgenau auf die individuellen Bedürfnisse unserer Mandanten abstimmen. So arbeiten wir etwa mit den Formblättern der Mandanten und gehen auf die konkreten Anforderungen anstehender Vergabeverfahren ein. Über Inhouse-Schulungen werden alle Mitarbeiter auf den neuesten Stand gebracht.

    Von öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen stark nachgefragt werden unsere Inhouse-Schulungen, die wir passgenau auf die individuellen Bedürfnisse unserer Mandanten abstimmen. So arbeiten wir etwa mit den Formblättern der Mandanten und gehen auf die konkreten Anforderungen anstehender Vergabeverfahren ein. Über Inhouse-Schulungen werden alle Mitarbeiter auf den neuesten Stand gebracht.

    Kanzlei Gruenhagen, Matthias Gruenhagen Mit unserem umfassenden vergaberechtlichen Weiterbildungskonzept vermitteln wir das Vergaberecht zielgruppenorientiert mit Seminaren, Informationsveranstaltungen und Inhouse-Schulungen. Die Themen werden grundsätzlich in der verg.info-Struktur mit einem Mix aus Präsenzvortrag, Videos und Selbststudium dargestellt. Einzelheiten zu unserem sehr umfassenden vergaberechtlichen Seminarprogramm für Beschaffungsstellen und Unternehmen, die sich an formalisierten Vergabeverfahren beteiligen, finden Sie unter www.verg.info.

    06Referenzprojekte

    Zu unseren Mandanten auf der Anbieterseite zählen mittelständische und große Unternehmen aus den Bereichen Industrie, Handel und Dienstleistung. Weiterhin vertreten wir Finanzinvestoren und Banken, Verbände und öffentliche Körperschaften. Dabei handelt es sich insbesondere um Baufirmen, Anlagenunternehmen, Technologieunternehmen, Pharmaunternehmen, Energieversorger, Beratungsunternehmen, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Architekten, Ingenieurbüros, Projektsteuerer, Entsorgungsunternehmen, Versicherungen, Banken.

    Zu unseren Mandanten auf der Anbieterseite zählen mittelständische und große Unternehmen aus den Bereichen Industrie, Handel und Dienstleistung. Weiterhin vertreten wir Finanzinvestoren und Banken, Verbände und öffentliche Körperschaften. Dabei handelt es sich insbesondere um Baufirmen, Anlagenunternehmen, Technologieunternehmen, Pharmaunternehmen, Energieversorger, Beratungsunternehmen, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Architekten, Ingenieurbüros, Projektsteuerer, Entsorgungsunternehmen, Versicherungen, Banken.

    In den vielen Jahren unserer vergaberechtlichen Unterstützungsleistungen haben wir eine Vielzahl spannender Großprojekte betreut, dazu zählen in jüngster Zeit insbesondere (Auswahl):

    Informationstechnologie / Telekommunikation

    • IT-Outsourcing-Projekte
    • IT-Migration
    • Hard- und Softwarebeschaffungen
    • Komplexe IT-Dienstleistungen
    • EDV-Großrechneranlagen
    • Telekommunikationsanlagen

    Haushalt und Beschaffung

    • Modernisierung des Haushalts- und Rechnungswesens des Bundes
    • Analyse und Bewertung einer Fragebogenaktion und der Rechtsprechung zur Evaluierung des Vergaberechtsänderungsgesetzes (VgRÄG)

    Bauprojekte (Infrastruktur)

    • Flughafen Berlin-Brandenburg International (BBI)
    • Hauptbahnhof Berlin (Lehrter Bahnhof)
    • Bahnhof Papestraße, Berlin
    • Tunnel Potsdamer Platz, Tiergartentunnel
    • Berlin Nordkreuz
    • Transrapid Hamburg-Berlin und München
    • Metrorapid Nordrhein-Westfahlen
    • Autobahnprojekt Heidkopftunnel
    • U-Bahn-Anbindung in Hamburg (Zentrum-Fuhlsbüttel)
    • Museumsinsel Berlin, Denkmäler

    Sportstätten

    • Olympiastadion Berlin
    • Allianzarena München
    • Niedersachsenstadion Hannover
    • Vogtland-Arena, Klingenthal (Großsprungschanze)

    Gebäude

    • Regierungsgebäude (Paul-Löbe-Haus)
    • Volkswagen-Universitätsbibliothek der Technischen Universität und Universität der Künste, Berlin
    • Sony-Center Potsdamer Platz

    Verkehrsinfrastruktur

    • Öffentlicher Personennahverkehr
    • Bestellungen Regionalverkehr
    • Busse/Straßenbahnen/Züge
    • Mauterfassungssysteme
    • Lichtsignalanlagen
    • Verkehrssteuerungskonzepte

    Entsorgung

    • Begleitung Entsorgungsausschreibungen
    • Vertragsbegleitung, Vertragsanpassungen
    • Begleitung komplexer PPP-Projekte

    Wasser, Abwasser

    • Trinkwasserversorgung
    • Abwasserleitungen
    • Kläranlagen
    • Vortriebsprojekte

    Gesundheitsbereich

    • Krankenhäuser, Medizintechnik
    • Rabattverträge
    • Unfallkassen
    • Krankenkassen
    • Kassenärztliche Vereinigungen

    Allgemeine Verwaltung

    • Postdienstleistungen
    • Reinigungsleistungen
    • Sicherheit
    • Umzugsleistungen
    • Möbel
    • Bürobedarf
    • Wirtschaftsprüfungen

    Vergabe Beratungsleistungen

    • Begleitung formalisierter Vergabeverfahren

    Polizei, Wehrtechnik

    • Fahrzeugbeschaffungen
    • Ausrüstung von Spezialfahrzeugen<
    • Bekleidung- und Ausrüstungsgegenstände

    Energiebeschaffungen

    • Strom- und Energieeinkauf
    • Contracting-Modelle

    Kultur

    • Berliner Festspiele
    • Bodemuseum, Berlin
    • Belvedere, Potsdam

    07Vergaberecht

    GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge bietet einen integrierten Beratungsansatz: Als eine der führenden Vergaberechtskanzleien stehen wir unseren Mandanten mit kompetenter Rechtsberatung zur Seite. Aufgrund unserer langjährigen kaufmännischen Expertise sind wir zugleich in der Lage, unsere Mandanten bei Aufbau und Etablierung formalisierter Vergabeprozesse umfassend zu unterstützen.

    GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge bietet einen integrierten Beratungsansatz: Als eine der führenden Vergaberechtskanzleien stehen wir unseren Mandanten mit kompetenter Rechtsberatung zur Seite. Aufgrund unserer langjährigen kaufmännischen Expertise sind wir zugleich in der Lage, unsere Mandanten bei Aufbau und Etablierung formalisierter Vergabeprozesse umfassend zu unterstützen.

    Vergaberechtliches Tätigkeitsspektrum

    Wir unterstützen öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber in vergaberechtlichen Fragestellungen und bei der Organisation und Durchführung von europaweiten Vergabeverfahren und nationalen Ausschreibungen.

    Teamarbeit beim Auftraggeber

    Wir unterstützen die Behördenleitungen, Vorstände und Geschäftsführer insbesondere in Compliance-rechtlichen Fragestellungen und bei der Strukturierung der Beschaffungsprozesse insgesamt. Die Rechtsabteilungen erwarten von uns üblicherweise tiefgreifende rechtliche Stellungnahmen zu besonderen vergaberechtlichen Fragestellungen. Die Beschaffungsbereiche bzw. Einkaufsabteilungen erwarten von uns die Unterstützung bei der Strukturierung der Vergabeprozesse, der Begleitung der Vergabeverfahren sowie die Unterstützung bei einzelnen Verfahrensschwerpunkten. Von den Fachbereichen werden oft die Lösungen von Fragestellungen im Zusammenhang mit der Erstellung der Vergabeunterlagen, der Aufstellung von Zuschlagskriterien sowie die Unterstützung bei der Auswertung von Interessenbekundungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten erwartet.

    Interimsmanagement auf Wunsch auch vor Ort

    Einkaufs- und Beschaffungsbereiche öffentlicher Auftraggeber befinden sich zunehmend in einem kontinuierlichen Umbruchprozess. Die personelle Besetzung wechselt ständig, Aufgaben werden kurzfristig neu definiert. In einer solchen Situation kann die Vergabe von Management-Aufgaben nach außen sinnvoll sein. Im Rahmen eines Interimsmanagements begleitet GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge Vergabeverfahren in einkaufsstrategischer Hinsicht und übernimmt – auf Wunsch - bestimmte Beschaffungsaufgaben komplett. Diese Vorgehensweise hat sich in den vergangenen Jahren bei vielen Vergabeprojekten bewährt. Denn dadurch konnten wir nicht nur konkrete Vergabeverfahren äußerst effizient abwickeln, sondern zugleich den Mitarbeitern des Auftraggebers auf hohem fachlichem Niveau vergaberechtliches Wissen vermitteln und sie in neue Herausforderungen der Beschaffungsaktivitäten einführen.

    Mit der richtigen Software zu mehr Effizienz und Transparenz

    Öffentliche Verwaltungen möchten ihre Beschaffungsaufgaben mit Hilfe elektronischer Vergabe- und Beschaffungslösungen (E-Procurement) effizienter und transparenter gestalten. Allerdings sind längst nicht alle Softwarelösungen im Beschaffungsbereich geeignet, diese Ziele zu erreichen. Wir erörtern und definieren mit öffentlichen Auftraggebern die technischen, funktionalen und rechtlichen Anforderungen an elektronische Beschaffungssysteme. Insbesondere stellen wir sicher, dass neben der rechtskonformen Abwicklung einer digitalen Vergabe tatsächlich Effizienzsteigerungen und Arbeitserleichterungen erreicht werden.

    08Vergabeverfahren

    Unser erfahrenes Team um den seit 20 Jahren auf das Vergaberecht spezialisierten Rechtsanwalt und Vergabeexperten Matthias Grünhagen begleitet öffentliche Auftraggeber durch sämtliche Phasen einer Ausschreibung und Vertragsabwicklung. Gemeinsam mit unseren Mandanten entwickeln wir eine optimale Vergabestrategie von der ersten Konzeption über die rechtssichere Auswahl des Ausschreibungsgewinners bis hin zur Vertragsumsetzung.

    Unser erfahrenes Team um den seit 20 Jahren auf das Vergaberecht spezialisierten Rechtsanwalt und Vergabeexperten Matthias Grünhagen begleitet öffentliche Auftraggeber durch sämtliche Phasen einer Ausschreibung und Vertragsabwicklung. Gemeinsam mit unseren Mandanten entwickeln wir eine optimale Vergabestrategie von der ersten Konzeption über die rechtssichere Auswahl des Ausschreibungsgewinners bis hin zur Vertragsumsetzung.

    Unser juristisches Vertragsmanagement und Projektmanagement schafft klare Strukturen für Kosten- und Terminsicherheit. Die Rechts- und Investitionssicherheit der Beschaffung sowie die Gewährung und der Erhalt von Fördermitteln oder Subventionen haben dabei oberste Priorität.

    Konzeptionelle Herangehensweise

    Die Gewährleistung eines rechtssicheren Vergabeverfahrens unter Zugrundelegung der vergaberechtlichen Vorschriften und unter Einhaltung des zeitlichen Rahmens ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Für unsere Mandanten wird ein Höchstmaß an Vergabesicherheit in Umsetzung der Anforderungen an den Beschaffungsgegenstand gewährleistet. Unsere juristischen Beratungsleistungen sind modular aufgebaut und decken alle Unterstützungsdienstleistungen ab, die zur rechtssicheren Findung des richtigen Vertragspartners erforderlich sind.

    Erstellung der Vergabeunterlagen

    Die Grundlage bilden die vorliegenden Arbeitsergebnisse. Die Erstellung betrifft sowohl den inhaltlichen Teil als auch den vertrags- und vergaberechtlichen Teil. Dies bedeutet, dass im Ergebnis eine fertige Ausschreibungsunterlage entsprechend den auftraggeberseitigen Anforderungen erstellt wird.

    Bekanntmachungstext für Teilnahmewettbewerb

    Auf der Grundlage der uns vorliegenden Unterlagen wird der Bekanntmachungstext entworfen, mit unseren Auftraggebern abgestimmt und versandfertig vorbereitet. Bei Rückfragen von Bewerbern unterstützen wir auf Wunsch bei der Beantwortung der Fragen. Rückfragen der Bewerber werden von uns dann analysiert, erörtert und unterschriftsreife Antwortvorschläge vorgelegt. Gleichzeitig werden die Beantwortungen von Bewerberfragen in Form von Klarstellungen katalogisiert.

    Ggf. Auswertung der Teilnahmeanträge

    Bei der Auswertung der Teilnahmeanträge stehen wir beratend zur Seite und bieten an, die erzielten Ergebnisse in Form eines Vermerks niederzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Auswahl der Bewerber auftraggeberseitig erfolgt und deren rechtssichere Dokumentation durch uns gewährleistet wird. Bewerber, die nicht zu Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, erhalten rechtzeitig entsprechende Absageschreiben.

    Angebotsphase

    Rückfragen der Bieter werden von uns analysiert, mit unseren Auftraggebern erörtert und unterschriftsreife Antwortvorschläge vorgelegt. Gleichzeitig werden die Beantwortungen von Bieterfragen in Form von Klarstellungen katalogisiert und die Vergabeunterlage entsprechend fortgeschrieben. Dadurch wird gewährleistet, dass bei der Aufklärung der Angebote und anschließenden Wertung keine Fehler gemacht werden und gleichzeitig die Zuschlagserteilung unter Berücksichtigung sämtlicher Klarstellungen erfolgt, d. h. ein handhabbares, sicheres Vertragswerk entsteht.

    Angebotsprüfung

    Die eingegangenen Angebote werden in inhaltlicher, rechtlicher und kaufmännischer Hinsicht geprüft. Das gesamte Ergebnis der Angebotsprüfung wird dokumentiert und ermöglicht unseren Auftraggebern, eine belastbare Entscheidung zu treffen.

    Ggf. Bietergespräche/Verhandlungen

    Wir empfehlen, mit sämtlichen Bietern Verhandlungsgespräche zu führen, die für eine Zuschlagserteilung in die engere Wahl kommen. Auf der Basis der dokumentierten Angebotsprüfung sollten bieterbezogene Aufklärungsleitfäden vorbereitet werden, mit denen die Bietergespräche dann klar strukturiert und diskriminierungsfrei durchgeführt werden können. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die verhandlungsbedürftigen Sachverhalte umfänglich erörtert werden. Wir verstehen es als Selbstverständlichkeit, die Verhandlungsgespräche zu begleiten und zu dokumentieren.

    Wertungsvorschlag

    Auf der Grundlage der durchgeführten Angebotsprüfung und Verhandlungsgespräche wird von uns die Wertung der Angebote für unsere Auftraggeber vorbereitet. Deren Wertungsentscheidungen werden dann von uns aufgenommen und umfassend dokumentiert. Dies bedeutet, dass sämtliche Entscheidungen von unseren Auftraggebern getroffen werden und wir diese bei der rechtssicheren Dokumentation entsprechend unterstützen. Gleichzeitig erstellen wir Unterlagen zur Präsentation der Wertungsentscheidung, sofern diese erforderlich sind.

    Bieterinformationen

    Nachdem sich unsere Auftraggeber für das wirtschaftlichste Angebot eines konkreten Anbieters entschieden haben, können wir die Information an das für den Zuschlag vorgesehene Unternehmen und die nichtberücksichtigten Bieter unterschriftsreif vorbereiten. Gleichzeitig werden wir Antwortvorschläge bei entsprechenden Rügen / Nachfragen der Anbieter für unsere Auftraggeber vorbereiten.

    Zuschlag / Vertragsurkunde

    Nach Ablauf der 10-Tages-Frist sollte der Zuschlag zeitnah erfolgen. Dies bedeutet, dass wir Zuschlagsschreiben für unsere Auftraggeber rechtzeitig und unterschriftsreif vorlegen. Diese erteilen dann den Zuschlag. Im Sinne eines auch später handhabbaren Vertragswerkes können wir sämtliche Klarstellungen und Ergebnisse der Verhandlungsgespräche so zusammenfassen, dass das Vertragswerk später auch „griffig“ ist und die Leistungsabforderung sowie deren Abrechnung rechtssicher ermöglicht wird.

    09Auftragsausführung

    Eine effiziente und reibungslose Auftragsvergabe ist nur der erste Schritt hin zu einer erfolgreichen Beschaffung. Wir unterstützen Auftraggeber darin, nach Erteilung eines Auftrags die Vertragsverhältnisse mit dem Auftragnehmer interessenorientiert auszugestalten und Risiken bei der Vertragsabwicklung zu minimieren. Sollte es dennoch zu Konflikten kommen, stehen wir mit einem Team zur Seite.

    Eine effiziente und reibungslose Auftragsvergabe ist nur der erste Schritt hin zu einer erfolgreichen Beschaffung. Wir unterstützen Auftraggeber darin, nach Erteilung eines Auftrags die Vertragsverhältnisse mit dem Auftragnehmer interessenorientiert auszugestalten und Risiken bei der Vertragsabwicklung zu minimieren. Sollte es dennoch zu Konflikten kommen, stehen wir mit einem Team zur Seite.

    Unser exzellentes Verhandlungsgeschick und unsere langjährige Erfahrung im Einkauf tragen entscheidend dazu bei, über eine strategische Analyse der Vertragssituation und die genaue Auseinandersetzung mit strittigen Vorstellungen eine für den Auftraggeber befriedigende Lösung des Konflikts herbeizuführen. Als eine der führenden Vergaberechtskanzleien bietet GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge öffentlichen Auftraggebern die Gewähr, dass die Vertragsumsetzung juristisch abgesichert ist. Darüber hinaus verfügen wir aufgrund unserer langjährigen Expertise über die Kompetenz, Termin-, Qualitäts- und Kosteneinhaltung mit allen denkbaren juristischen Möglichkeiten sicherzustellen. Dabei gilt: Je früher wir eingebunden werden, desto eher können wir die Interessen unserer Mandanten wahrnehmen und eventuell notwendige Gegensteuerungsmaßnahmen ergreifen. Folgende Schwerpunktthemen haben sich – insbesondere nach der Vergaberechtsreform 2016 – herausgebildet:

    Auftragsausführung

    Der Schwerpunkt unserer Tätigkeit liegt hier darin, die Regelungen zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen und vertraglich vereinbarten Auftragsbedingungen durchzusetzen.

    Auftragsänderungen / Nachträge

    Hier unterstützen wir bei Begründungen hinsichtlich der Zulässigkeit von Vertragsänderungen. Dabei gehen wir im Wesentlichen nach dem Prüfungsschema dahingehend vor, dass wir zunächst würdigen, ob die Nachtragsforderungen dem Grund und der Höhe nach berechtigt sind, diese keine wesentliche Änderung des Vertragsverhältnisses darstellen, ggf. vergaberechtlich vorgesehene Änderungstatbestände bestehen oder aufgrund der Geringfügigkeit festgelegt werden kann, dass kein neues Vergabeverfahren erforderlich ist. Wir stellen also sicher, dass bei Vertragsänderungen die gesetzlichen Vorschriften, insbesondere § 132 GWB eingehalten werden.

    Vertragsverhältnis nach Kündigung

    Zunächst unterstützen wir hier darin, inwieweit Kündigungsmöglichkeiten bestehen und durchgesetzt werden können bzw. müssen. Unsere Tätigkeit erstreckt sich aber auch darauf, dahingehend mitzuwirken, wie es dann weitergehen soll, wie also Ersatzvornahmen bzw. andere Auftragnehmer rechtmäßig eingebunden werden können.

    10Formulare

    Öffentliche Auftraggeber möchten den Großteil ihrer Standardbeschaffungen rechtssicher selbst abwickeln. Dabei greifen sie gern auf unsere umfassende Formularbibliothek zurück, die sich in der Praxis bewährt hat, von uns stetig weiterentwickelt wurde und durch Rechtsprechung abgesichert ist. Unsere Vergabestandards passen wir dem jeweiligen Vergabeprojekt und den individuellen Bedürfnissen an.

    Öffentliche Auftraggeber möchten den Großteil ihrer Standardbeschaffungen rechtssicher selbst abwickeln. Dabei greifen sie gern auf unsere umfassende Formularbibliothek zurück, die sich in der Praxis bewährt hat, von uns stetig weiterentwickelt wurde und durch Rechtsprechung abgesichert ist. Unsere Vergabestandards passen wir dem jeweiligen Vergabeprojekt und den individuellen Bedürfnissen an.

    Auch unsere Dokumentationshilfen werden von vielen Auftraggebern geschätzt – nicht zuletzt weil eine juristisch einwandfreie Dokumentation der Vergabeverfahren Sicherheit bei der zunehmenden Überprüfung der Dokumente durch Vergabekammern, Rechnungshöfe und andere Kontrollinstanzen gewährleistet.

    Weiterhin begleiten wir zahlreiche öffentliche Auftraggeber bei der Prozessgestaltung der Vergabeabläufe und deren Beschreibung in rechtssicheren Beschaffungsleitfäden. Unser Leistungsspektrum umfasst die Gestaltung und Zertifizierung der Management-Abläufe, die Beratung in organisationsrechtlichen Fragen sowie die Unterstützung bei der Umstellung von Vergabeabläufen auf elektronische Abwicklung (E-Procurement). Ein ständiger Erfahrungs- und Best-Practice-Austausch in unserem Experten-Netzwerk gewährleistet unsere gleichbleibend hohe Qualität.


    11E-Vergabe

    Viele öffentliche Auftraggeber und Sektorenauftraggeber haben derzeitig die Einführung der E-Vergabe auf ihrer Agenda. Wir unterstützen diese dabei, die richtigen Partner für die E-Vergabe-Lösungen zu finden, die Beschaffungsprozesse in diesem Zusammenhang ggf. zu perfektionieren und im Rahmen des Veränderungsmanagements die Mitarbeiter für die neue Situation fit zu machen.

    Viele öffentliche Auftraggeber und Sektorenauftraggeber haben derzeitig die Einführung der E-Vergabe auf ihrer Agenda. Wir unterstützen diese dabei, die richtigen Partner für die E-Vergabe-Lösungen zu finden, die Beschaffungsprozesse in diesem Zusammenhang ggf. zu perfektionieren und im Rahmen des Veränderungsmanagements die Mitarbeiter für die neue Situation fit zu machen.

    Die passende E-Vergabe-Lösung finden

    Unsere Tätigkeit beginnt hier darin, den Auftraggeber dahingehend zu beraten, welche Möglichkeiten grundsätzlich bestehen und wie Partner für eine E-Vergabe gefunden werden können, nicht immer ist dafür ein förmliches Ausschreibungsverfahren erforderlich.

    Leistungsbeschreibung für E-Vergabe-Lösungen

    Auch mit unserer Expertise haben wir es in den letzten Jahren mit einer Vielzahl von E-Vergabelösungen zu tun gehabt und kennen die Vor- und Nachteile der einzelnen Softwareprodukte sehr gut. In diesem Zusammenhang können wir die Auftraggeber bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen und Pflichtenheften sowie den korrespondierenden Eignungskriterien und Wertungskriterien unterstützen.

    Anforderungen an die elektronischen Mittel

    Wir unterstützen auch beim definieren der Anforderungen an die elektronischen Mittel, welche Funktionalitäten konkret gegeben sein müssen, welche Anforderungen beim Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten bestehen und welche Gesichtspunkte auftraggeberseitig vorgegeben werden sollten.

    Signatur und Sicherheitsanforderungen

    Wir helfen Auftraggebern bei der Lösung des Spannungsverhältnisses zwischen einer größtmöglichen IT-Sicherheit im Vergabeverfahren und einer praktikablen Lösung für die Kommunikation zwischen diesen und den Unternehmen. Neben der Datensicherheit und Revisionssicherheit im Vergabeverfahren kommt es dabei auch darauf an, inwieweit die potenziellen Anbieter mit ihren Systemen entsprechend vernünftig anbieten werden und können.

    Verknüpfung E-Vergabe mit SAP-Systemen

    Viele öffentliche Auftraggeber haben SAP im Einsatz und wickeln darüber ihre Vertragsverhältnisse mit externen Partnern ab. Wir unterstützen die Auftraggeber dabei, hier die richtigen Abläufe und Schnittstellen zu eruieren und ggf. zu beschreiben, um später auch die richtige Managementlösung zu erhalten.

    12Nachprüfungsverfahren

    Prozessvermeidung ist unser oberstes Ziel. Im Konfliktfall suchen wir innovative Lösungswege zur außergerichtlichen Streitbeilegung. Unsere Mandanten profitieren dabei von unserem exzellenten Netzwerk. Doch nicht immer sind Einigungen möglich. Kommt es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, stehen wir als robuster Partner an der Seite unserer Mandanten.

    Prozessvermeidung ist unser oberstes Ziel. Im Konfliktfall suchen wir innovative Lösungswege zur außergerichtlichen Streitbeilegung. Unsere Mandanten profitieren dabei von unserem exzellenten Netzwerk. Doch nicht immer sind Einigungen möglich. Kommt es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, stehen wir als robuster Partner an der Seite unserer Mandanten.

    GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge hat schon viele Auftraggeber und Anbieter bei Rügen, Vergabenachprüfungsverfahren und beim Geltendmachen von Vergütungs- und Schadensersatzansprüchen erfolgreich vor Gerichten vertreten und ist mit den Besonderheiten der Vergabekammern und Oberlandesgerichte im gesamten Bundesgebiet bestens vertraut. Es ist nicht zuletzt unsere umfassende Prozesserfahrung, die wir in mehr als hundert Nachprüfungsverfahren und Schadensersatzklagen gesammelt haben, die unsere Mandanten im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung zu schätzen wissen.


    13Seminare

    Von öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen stark nachgefragt werden unsere Inhouse-Schulungen, die wir passgenau auf die individuellen Bedürfnisse unserer Mandanten abstimmen. So arbeiten wir etwa mit den Formblättern der Mandanten und gehen auf die konkreten Anforderungen anstehender Vergabeverfahren ein. Über Inhouse-Schulungen werden alle Mitarbeiter auf den neuesten Stand gebracht.

    Von öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen stark nachgefragt werden unsere Inhouse-Schulungen, die wir passgenau auf die individuellen Bedürfnisse unserer Mandanten abstimmen. So arbeiten wir etwa mit den Formblättern der Mandanten und gehen auf die konkreten Anforderungen anstehender Vergabeverfahren ein. Über Inhouse-Schulungen werden alle Mitarbeiter auf den neuesten Stand gebracht.

    Mit unserem umfassenden vergaberechtlichen Weiterbildungskonzept vermitteln wir das Vergaberecht zielgruppenorientiert mit Seminaren, Informationsveranstaltungen und Inhouse-Schulungen. Die Themen werden grundsätzlich in der verg.info-Struktur mit einem Mix aus Präsenzvortrag, Videos und Selbststudium dargestellt. Einzelheiten zu unserem sehr umfassenden vergaberechtlichen Seminarprogramm für Beschaffungsstellen und Unternehmen, die sich an formalisierten Vergabeverfahren beteiligen, finden Sie unter www.verg.info.


    14Referenzen

    Unsere Auftraggeber für Vergabeprojekte (Beratungstätigkeit in formalisierten öffentlichen Beschaffungsmaßnahmen) sind öffentliche Verwaltungen wie Bund, Länder, Städte, Gemeinden, Landkreise und Zweckverbände sowie öffentliche Unternehmen. Bei vielen Auftragsvergaben stehen die ordnungsgemäße Dokumentation und damit die Vorbereitung von Überprüfungen durch Aufsichtsbehörden im Vordergrund. In jüngster Zeit haben wir insbesondere folgende öffentliche Auftraggeber bei Vergabeprojekten begleitet:

    Bundesministerium der Finanzen
    Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie
    Deutscher Bundestag (Verwaltung)

    GKV – Spitzenverband der Krankenkassen
    HEK – Hanseatische Krankenkasse
    BKK vor Ort, Bochum
    Deutsche gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV)

    gematik Gesellschaft für Telematikanwendungen der Gesundheitskarte mbH

    Universitätsklinikum Erlangen

    Freie Hansestadt Hamburg
    Land Berlin
    Land Baden-Württemberg
    Land Brandenburg
    Land Sachsen-Anhalt
    Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

    Ministerium für Infrastruktur und Raumordnung des Landes Brandenburg
    Ministerium für Innovation, Wissenschaft, Forschung und Technologie des Landes NRW
    Ministerium für Bauen und Verkehr NRW
    Landschaftsverband Rheinland
    Stadt Bielefeld
    Landesbetrieb Bau- und Liegenschaftsmanagement Sachsen-Anhalt
    Landesamt für Verbraucherschutz, Landwirtschaft und Flurneuordnung Frankfurt/Oder Landes-betrieb Straßenwesen Brandenburg
    Landesbetrieb Landesvermessung und Geobasisinformation Brandenburg
    Leibniz Institut für Naturstoff-Forschung und Informationsbiologie
    Investitionsbank des Landes Brandenburg
    FMT Facility Management Tempelhof GmbH
    Oberfinanzdirektion Magdeburg
    Landratsamt Main-Tauber-Kreis
    Landesbetrieb Landesvermessung und Geobasisinformation Brandenburg
    Stadt München
    Vogtlandkreis
    Friedrich-Ebert-Stiftung
    Deutsche Gesellschaft für Bau und Betrieb von Endlagern für Abfallstoffe mbH
    Alfred-Wegener-Institut für Polar- und Meeresforschung, Bremerhaven
    Technische Universität Berlin
    Verwaltungs-Berufsgenossenschaft
    Kassenärztliche Bundesvereinigung
    Kassenärztliche Vereinigung Rheinland-Pfalz
    Max-Delbrück-Centrum Berlin-Buch (MDC)
    Helmholtz-Zentrum Geesthacht Zentrum für Material- und Küstenforschung GmbH
    Deutsches Klimarechenzentrum GmbH

    Berliner Flughäfen
    Hamburger Stadtentwässerung

    Hamburger Friedhöfe
    Berliner Wasserbetriebe
    Berliner Bäder Betriebe
    Berliner Festspiele (z.B. Berlinale)
    Erftverband
    Emschergenossenschaft / Lippeverband

    In den vielen Jahren unserer vergaberechtlichen Unterstützungsleistungen haben wir eine Vielzahl spannender Großprojekte betreut, dazu zählen in jüngster Zeit insbesondere (Auswahl):

    Informationstechnologie / Telekommunikation

    IT-Outsourcing-Projekte
    IT-Migration
    Hard- und Softwarebeschaffungen
    Komplexe IT-Dienstleistungen
    EDV-Großrechneranlagen
    Telekommunikationsanlagen

    Haushalt und Beschaffung

    Modernisierung des Haushalts- und Rechnungswesens des Bundes
    Analyse und Bewertung einer Fragebogenaktion und der Rechtsprechung zur Evaluierung des Vergaberechtsänderungsgesetzes (VgRÄG)

    Bauprojekte (Infrastruktur)

    Flughafen Berlin-Brandenburg International (BBI)
    Hauptbahnhof Berlin (Lehrter Bahnhof)
    Bahnhof Papestraße, Berlin
    Tunnel Potsdamer Platz, Tiergartentunnel
    Berlin Nordkreuz
    Transrapid Hamburg-Berlin und München
    Metrorapid Nordrhein-Westfahlen
    Autobahnprojekt Heidkopftunnel
    U-Bahn-Anbindung in Hamburg (Zentrum-Fuhlsbüttel)
    Museumsinsel Berlin, Denkmäler

    Sportstätten

    Olympiastadion Berlin
    Allianzarena München
    Niedersachsenstadion Hannover
    Vogtland-Arena, Klingenthal (Großsprungschanze)

    Gebäude

    Regierungsgebäude (Paul-Löbe-Haus)
    Volkswagen-Universitätsbibliothek der Technischen Universität und Universität der Künste, Berlin
    Sony-Center Potsdamer Platz

    Verkehrsinfrastruktur

    Öffentlicher Personennahverkehr
    Bestellungen Regionalverkehr
    Busse/Straßenbahnen/Züge
    Mauterfassungssysteme
    Lichtsignalanlagen
    Verkehrssteuerungskonzepte

    Entsorgung

    Begleitung Entsorgungsausschreibungen
    Vertragsbegleitung, Vertragsanpassungen
    Begleitung komplexer PPP-Projekte

    Wasser, Abwasser

    Trinkwasserversorgung
    Abwasserleitungen
    Kläranlagen
    Vortriebsprojekte

    Gesundheitsbereich

    Krankenhäuser, Medizintechnik
    Rabattverträge
    Unfallkassen
    Krankenkassen
    Kassenärztliche Vereinigungen

    Allgemeine Verwaltung

    Postdienstleistungen
    Reinigungsleistungen
    Sicherheit
    Umzugsleistungen
    Möbel
    Bürobedarf
    Wirtschaftsprüfungen

    Vergabe Beratungsleistungen

    Begleitung formalisierter Vergabeverfahren

    Polizei, Wehrtechnik

    Fahrzeugbeschaffungen
    Ausrüstung von Spezialfahrzeugen
    Bekleidung- und Ausrüstungsgegenstände

    Energiebeschaffungen

    Strom- und Energieeinkauf
    Contracting-Modelle

    Kultur

    Berliner Festspiele
    Bodemuseum, Berlin
    Belvedere, Potsdam


    15Beratungsansatz

    Von zentraler Bedeutung bei formalisierten Beschaffungen ist das Zustandekommen eines perfekten Vertragsverhältnisses mit einem geeigneten Partner. Die kaufmännische und fachlich inhaltliche Sicht auf Beschaffungen unter Einhaltung der Vergaberechtsvorschriften steht für unsere Mandanten im Vordergrund. Ein Gespräch mit dem Inhaber der Kanzlei über Effizienz, Teamarbeit und rechtliche Spielräume.

    Von zentraler Bedeutung bei formalisierten Beschaffungen ist das Zustandekommen eines perfekten Vertragsverhältnisses mit einem geeigneten Partner. Die kaufmännische und fachlich inhaltliche Sicht auf Beschaffungen unter Einhaltung der Vergaberechtsvorschriften steht für unsere Mandanten im Vordergrund. Ein Gespräch mit dem Inhaber der Kanzlei über Effizienz, Teamarbeit und rechtliche Spielräume.

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    Herr Grünhagen, Sie sind Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Vergaberecht. Zugleich bieten Sie Beratung im Bereich Vergabemanagement an. Warum dieser integrierte Beratungsansatz?

    Weil die kaufmännische Seite des Beschaffungsvorgangs zunehmend an Bedeutung gewinnt. Öffentliche Verwaltungen stehen heute vor der Herausforderung, die Qualität der vereinbarten Leistungen zu erhöhen und zugleich die Kosten zu senken. Mit Rechtsberatung allein ist ihnen daher nicht geholfen. Selbstverständlich gewährleisten wir im Rahmen unserer Beratungstätigkeit die Rechtssicherheit der Beschaffungsvorgänge. Darüber hinaus unterstützen wir unsere Mandanten auch darin, Leistungen wirtschaftlicher zu beschaffen und den Beschaffungsvorgang selbst effizienter zu gestalten. Dass wir dabei alle rechtlichen Spielräume ausschöpfen, versteht sich von selbst.

    Welche Beratungsleistungen werden denn von öffentlichen Auftraggebern besonders stark nachgefragt?

    Viele unserer Mandanten wenden sich an uns, um bestimmte Rechtsfragen klären zu lassen. Manche übertragen uns auch bestimmte Beschaffungsaufgaben komplett. Ein solches Interimsmanagement, das wir auf Wunsch auch vor Ort durchführen, hat sich in den vergangenen Jahren in vielen Fällen bewährt. In der Regel wollen öffentliche Auftraggeber aber den Großteil der Beschaffungen selbst abwickeln – und zwar rechtssicher, termingerecht und kostenoptimiert. Mit unserer Unterstützung ist das im Normalfall kein Problem.

    Wie sieht diese Unterstützung konkret aus?

    Zum einen halten wir umfassende Formularbibliotheken bereit, die wir selbstverständlich auf die individuellen Bedürfnisse unserer Mandanten abstimmen. Dank unserer Vergabestandards und Beschaffungsleitfäden können sich öffentliche Auftraggeber auf die wesentlichen Entscheidungen im Beschaffungsprozess konzentrieren. Zum anderen unterstützen wir sie darin, Vergabestrategien zu entwickeln, die eine schnellere und kostengünstigere Ab-wicklung von Beschaffungen gewährleisten.

    Für die interne Umsetzung dieser Strategien müssen Ihre Mandanten aber selbst sorgen?

    Nein, selbstverständlich sind wir Ihnen auf Wunsch dabei behilflich. Unsere Inhouse-Schulungen beispielsweise tragen erfahrungsgemäß erheblich dazu bei, neue Vergabestrategien im Bewusstsein der Mitarbeiter zu verankern. Darüber hinaus vermitteln wir im Rahmen von Training und Coaching fundierte Marktkenntnisse, schärfen das Verständnis für notwendige Kennzahlen, Controllingmerkmale und Lieferantenmanagement und schulen die Teilnehmer darin, Vertragspartnern robust und mit dem notwendigen Nachdruck gegenüberzutreten.

    Für einen Juristen ein eher ungewöhnliches Leistungsspektrum.

    Stimmt. Aber ich war ja nicht nur viele Jahre als Rechtsanwalt in überregionalen Kanzleien tätig, sondern verfüge auch über langjährige Berufserfahrung im Beschaffungsmanagement. In meiner Tätigkeit als Einkaufsstratege eines Infrastrukturunternehmens sowie als Bereichsleiter für den Einkauf eines der größten deutschen Flughäfen stand die Wirtschaftlichkeit von Beschaffungen naturgemäß im Vordergrund. Diese Erfahrungen haben meine kaufmännische Sicht auf Beschaffungsvorgänge geschärft und sie prägen meine anwaltliche Tätigkeit bis heute. <

    Könnten Sie das näher erläutern?

    Mir geht es nicht allein darum, unseren Mandanten einen rechtssicheren Weg durch den Dschungel an vergaberechtlichen Vorschriften zu bahnen. Mein Anspruch ist es, mit GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge ein juristisches Beratungsunternehmen zu leiten, das maßgeschneiderte Produkte für Rechtssicherheit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit anbietet und dadurch einen echten Mehrwert schafft. Das gilt übrigens für öffentliche Auftraggeber ebenso wie für Anbieter.

    Inwiefern profitieren denn Unternehmen, die sich um öffentliche Ausschreibungen bemühen, von Ihren Beratungsleistungen?

    In der Regel wollen diese Unternehmen ja nicht zu Kampfpreisen Aufträge akquirieren, sondern mit einer perfekten Leistungserbringung den Auftraggeber überzeugen und dabei gut verdienen. Wir unterstützen sie darin, diese Ziele zu erreichen, indem wir gemeinsam mit ihnen überzeugende Bewerbungs-, Teilnahme- und Angebotsstrategien entwickeln. Zudem wissen wir die Formstrenge des Vergaberechts zu nutzen, um unseren Mandanten durch geschickte Formulierungen Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Und schließlich bieten wir Training und Coaching, das speziell auf die Bedürfnisse von Anbietern zugeschnitten ist.

    Nach klassischer Anwaltstätigkeit klingt das in der Tat nicht. Vertreten Sie überhaupt noch Mandanten vor Gericht?

    Selbstverständlich. Prozessführung ist wesentlicher Bestandteil unserer auf das Vergaberecht spezialisierten Rechtsanwaltskanzlei. Um eine optimale Vertretung unserer Mandanten vor Gericht zu gewährleisten, arbeiten bei uns Vergabe- und Vertragsspezialisten, die alle Tricks und Kniffe der Prozessführung beherrschen und auch hoch komplexe Sachverhalte perfekt aufbereiten. Die Ausarbeitung und Umsetzung einer überzeugenden rechtlich-inhaltlichen Strategie hat dabei oberste Priorität. Doch auch im Rahmen unserer vergaberechtlich geprägten Managementberatung setzen wir auf Teamarbeit.

    Warum?

    Weil wir den Anspruch haben, eine integrierte strategische und operative Beratung zu bieten. Dies gelingt am besten durch die Bündelung von juristischem und kaufmännischem Sachverstand. Die Beratungsteams stellen wir jeweils mandatsbezogen individuell zusammen. Dabei achten wir sorgfältig darauf, dass der Mandant einen festen Ansprechpartner hat, der als Teamleiter die Gesamtverantwortung übernimmt.

    Weshalb ist das so wichtig?

    Weil wir die alles entscheidenden strategischen Komponenten nur dann einbringen und unsere Motorfunktion richtig wahrnehmen können, wenn die Führungsstruktur innerhalb des Teams klar ist. Ergänzt wird es durch unseren wissenschaftlichen Beirat, dessen Ausarbeitungen und Gutachten von unseren Mandanten und deren Kontrollinstanzen sehr geschätzt werden. Der Erfolg unserer Beratungstätigkeit wäre ohne diese enge Kooperation von Vergaberechtlern, Einkaufsexperten und Sachverständigen gar nicht denkbar. Das ist wie bei einer Fußballmannschaft oder im OP: Auf das Zusammenspiel und die perfekte Beherrschung von Standardsituationen kommt es an.

    Das Gespräch mit Rechtsanwalt Matthias Grünhagen führte Nicole Alexander.

    16Formularbibliotheken

    Öffentliche Auftraggeber möchten den Großteil ihrer Standardbeschaffungen rechtssicher selbst abwickeln. Dabei greifen sie gern auf unsere umfassende Formularbibliothek zurück, die sich in der Praxis bewährt hat, von uns stetig weiterentwickelt wurde und durch Rechtsprechung abgesichert ist. Unsere Vergabestandards passen wir dem jeweiligen Vergabeprojekt und den individuellen Bedürfnissen an.

    Öffentliche Auftraggeber möchten den Großteil ihrer Standardbeschaffungen rechtssicher selbst abwickeln. Dabei greifen sie gern auf unsere umfassende Formularbibliothek zurück, die sich in der Praxis bewährt hat, von uns stetig weiterentwickelt wurde und durch Rechtsprechung abgesichert ist. Unsere Vergabestandards passen wir dem jeweiligen Vergabeprojekt und den individuellen Bedürfnissen an.

    Auch unsere Dokumentationshilfen werden von vielen Auftraggebern geschätzt – nicht zuletzt weil eine juristisch einwandfreie Dokumentation der Vergabeverfahren Sicherheit bei der zunehmenden Überprüfung der Dokumente durch Vergabekammern, Rechnungshöfe und andere Kontrollinstanzen gewährleistet. Weiterhin begleiten wir zahlreiche öffentliche Auftraggeber bei der Prozessgestaltung der Vergabeabläufe und deren Beschreibung in rechtssicheren Beschaffungsleitfäden. Unser Leistungsspektrum umfasst die Gestaltung und Zertifizierung der Management-Abläufe, die Beratung in organisationsrechtlichen Fragen sowie die Unterstützung bei der Umstellung von Vergabeabläufen auf elektronische Abwicklung (E-Vergabe). Ein ständiger Erfahrungs- und Best-Practice-Austausch in unserem Experten-Netzwerk gewährleistet unsere gleichbleibend hohe Qualität.

    17Vergabeverfahren

    Unser erfahrenes Team um den seit 20 Jahren auf das Vergaberecht spezialisierten Rechtsanwalt und Vergabeexperten Matthias Grünhagen begleitet öffentliche Auftraggeber durch sämtliche Phasen einer Ausschreibung und Vertragsabwicklung. Gemeinsam mit unseren Mandanten entwickeln wir eine optimale Vergabestrategie von der ersten Konzeption über die rechtssichere Auswahl des Ausschreibungsgewinners bis hin zur Vertragsumsetzung.

    Unser erfahrenes Team um den seit 20 Jahren auf das Vergaberecht spezialisierten Rechtsanwalt und Vergabeexperten Matthias Grünhagen begleitet öffentliche Auftraggeber durch sämtliche Phasen einer Ausschreibung und Vertragsabwicklung. Gemeinsam mit unseren Mandanten entwickeln wir eine optimale Vergabestrategie von der ersten Konzeption über die rechtssichere Auswahl des Ausschreibungsgewinners bis hin zur Vertragsumsetzung.

    Unser juristisches Vertragsmanagement und Projektmanagement schafft klare Strukturen für Kosten- und Terminsicherheit. Die Rechts- und Investitionssicherheit der Beschaffung sowie die Gewährung und der Erhalt von Fördermitteln oder Subventionen haben dabei oberste Priorität.

    Konzeptionelle Herangehensweise

    Die Gewährleistung eines rechtssicheren Vergabeverfahrens unter Zugrundelegung der vergaberechtlichen Vorschriften und unter Einhaltung des zeitlichen Rahmens ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Für unsere Mandanten wird ein Höchstmaß an Vergabesicherheit in Umsetzung der Anforderungen an den Beschaffungsgegenstand gewährleistet. Unsere juristischen Beratungsleistungen sind modular aufgebaut und decken alle Unterstützungsdienstleistungen ab, die zur rechtssicheren Findung des richtigen Vertragspartners erforderlich sind.

    Erstellung der Vergabeunterlagen

    Die Grundlage bilden die vorliegenden Arbeitsergebnisse. Die Erstellung betrifft sowohl den inhaltlichen Teil als auch den vertrags- und vergaberechtlichen Teil. Dies bedeutet, dass im Ergebnis eine fertige Ausschreibungsunterlage entsprechend den auftraggeberseitigen Anforderungen erstellt wird.

    Bekanntmachungstext

    Auf der Grundlage der uns vorliegenden Unterlagen wird der Bekanntmachungstext entworfen, mit unseren Auftraggebern abgestimmt und versandfertig vorbereitet. Bei Rückfragen von Bewerbern unterstützen wir auf Wunsch bei der Beantwortung der Fragen. Rückfragen der Bewerber werden von uns dann analysiert, erörtert und unterschriftsreife Antwortvorschläge vorgelegt. Gleichzeitig werden die Beantwortungen von Bewerberfragen in Form von Klarstellungen katalogisiert.

    Ggf. Auswertung der Teilnahmeanträge

    Bei der Auswertung der Teilnahmeanträge stehen wir beratend zur Seite und bieten an, die erzielten Ergebnisse in Form eines Vermerks niederzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Auswahl der Bewerber auftraggeberseitig erfolgt und deren rechtssichere Dokumentation durch uns gewährleistet wird. Bewerber, die nicht zu Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, erhalten rechtzeitig entsprechend vorbereitete Absageschreiben.

    Angebotsphase

    Rückfragen der Bieter werden von uns analysiert, mit unseren Auftraggebern erörtert und diesen unterschriftsreife Antwortvorschläge vorgelegt. Gleichzeitig werden die Beantwortungen von Bieterfragen in Form von Klarstellungen katalogisiert und die Vergabeunterlage entsprechend fortgeschrieben. Dadurch wird gewährleistet, dass bei der Aufklärung der Angebote und anschließenden Wertung keine Fehler gemacht werden und gleichzeitig die Zuschlagserteilung unter Berücksichtigung sämt-licher Klarstellungen erfolgt, d. h. ein handhabbares, sicheres Vertragswerk entsteht.

    Angebotsprüfung

    Die eingegangenen Angebote werden auf Wunsch von uns in inhaltlicher, rechtlicher und kaufmännischer Hinsicht geprüft. Das gesamte Ergebnis der Angebotsprüfung wird dokumentiert und ermöglicht unseren Auftraggebern, eine belastbare Entscheidung zu treffen.

    Ggf. Bietergespräche/Verhandlungen

    Wir empfehlen, mit sämtlichen Bietern Verhandlungsgespräche zu führen, die für eine Zuschlagserteilung in die engere Wahl kommen. Auf der Basis der dokumentierten Angebotsprüfung können von uns bieterbezogene Aufklärungsleitfäden vorbereitet werden, mit denen die Bietergespräche dann klar strukturiert und diskriminierungsfrei durchgeführt werden können. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die verhandlungsbedürftigen Sachverhalte umfänglich erörtert werden. Wir verstehen es als Selbstverständlichkeit, die Verhandlungsgespräche zu begleiten und zu dokumentieren.

    Wertungsvorschlag

    Auf der Grundlage der durchgeführten Angebotsprüfung, ggf. Angebotsaufklärung und Verhandlungsgespräche wird von uns die Wertung der Angebote für unsere Auftraggeber vorbereitet. Deren Wertungsentscheidungen werden dann von uns aufgenommen und umfassend dokumentiert. Dies bedeutet, dass sämtliche Entscheidungen von unseren Auftraggebern getroffen werden und wir diese bei der rechtssicheren Dokumentation entsprechend unterstützen. Gleichzeitig erstellen wir Unterlagen zur Präsentation der Wertungsentscheidung, sofern diese erforderlich sind.

    Bieterinformationen

    Nachdem sich unsere Auftraggeber für das wirtschaftlichste Angebot eines konkreten Anbieters entschieden haben, können wir die Information an das für den Zuschlag vorgesehene Unternehmen und die nichtberücksichtigten Bieter unterschriftsreif vorbereiten. Gleichzeitig können wir Antwortvorschläge bei entsprechenden Rügen / Nachfragen der Anbieter für unsere Auftraggeber vorbereiten.

    Zuschlag / Vertragsurkunde

    Nach Ablauf der 10-Tages-Frist sollte der Zuschlag zeitnah erfolgen. Dies bedeutet, dass wir Zuschlagsschreiben unseren Auftraggebern rechtzeitig und unterschriftsreif vorlegen. Diese erteilen dann den Zuschlag. Im Sinne eines auch später handhabbaren Vertragswerkes können wir sämtliche Klarstellungen und Ergebnisse der Bietergespräche so zusammenfassen, dass das Vertragswerk später auch „griffig“ ist und die Leistungsabforderung sowie deren Abrechnung rechtssicher ermöglicht wird.

    18Auftragsausführung

    Eine effiziente und reibungslose Auftragsvergabe ist nur der erste Schritt hin zu einer erfolgreichen Beschaffung. Wir unterstützen Auftraggeber darin, nach Erteilung eines Auftrags die Vertragsverhältnisse mit dem Auftragnehmer interessenorientiert auszugestalten und Risiken bei der Vertragsabwicklung zu minimieren. Sollte es dennoch zu Konflikten kommen, stehen wir mit einem Team zur Seite.

    Eine effiziente und reibungslose Auftragsvergabe ist nur der erste Schritt hin zu einer erfolgreichen Beschaffung. Wir unterstützen Auftraggeber darin, nach Erteilung eines Auftrags die Vertragsverhältnisse mit dem Auftragnehmer interessenorientiert auszugestalten und Risiken bei der Vertragsabwicklung zu minimieren. Sollte es dennoch zu Konflikten kommen, stehen wir mit einem Team zur Seite.

    Unser exzellentes Verhandlungsgeschick und unsere langjährige Erfahrung im Einkauf tragen entscheidend dazu bei, über eine strategische Analyse der Vertragssituation und die genaue Auseinandersetzung mit strittigen Vorstellungen eine für den Auftraggeber befriedigende Lösung des Konflikts herbeizuführen. Als eine der führenden Vergaberechtskanzleien bietet GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge öffentlichen Auftraggebern die Gewähr, dass die Vertragsumsetzung juristisch abgesichert ist. Darüber hinaus verfügen wir aufgrund unserer langjährigen Expertise über die Kompetenz, Termin-, Qualitäts- und Kosteneinhaltung mit allen denkbaren juristischen Möglichkeiten sicherzustellen. Dabei gilt: Je früher wir eingebunden werden, desto eher können wir die Interessen unserer Mandanten wahrnehmen und eventuell notwendige Gegensteuerungsmaßnahmen ergreifen. Folgende Schwerpunktthemen haben sich – insbesondere nach der Vergaberechtsreform 2016 – herausgebildet:

    Auftragsausführung

    Der Schwerpunkt unserer Tätigkeit liegt hier darin, die Regelungen zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen und vertraglich vereinbarten Auftragsbedingungen durchzusetzen.

    Auftragsänderungen / Nachträge

    Hier unterstützen wir bei Begründungen hinsichtlich der Zulässigkeit von Vertragsänderungen. Dabei gehen wir im Wesentlichen nach dem Prüfungsschema dahingehend vor, dass wir zunächst würdigen, ob die Nachtragsforderungen dem Grund und der Höhe nach berechtigt sind, diese keine wesentliche Änderung des Vertragsverhältnisses darstellen, ggf. vergaberechtlich vorgesehene Änderungstatbestände bestehen oder aufgrund der Geringfügigkeit festgelegt werden kann, dass kein neues Vergabeverfahren erforderlich ist. Wir stellen also sicher, dass bei Vertragsänderungen die gesetzlichen Vorschriften, insbesondere § 132 GWB eingehalten werden.

    Vertragsverhältnis nach Kündigung

    Zunächst unterstützen wir hier darin, inwieweit Kündigungsmöglichkeiten bestehen und durchgesetzt werden können bzw. müssen. Unsere Tätigkeit erstreckt sich aber auch darauf, dahingehend mitzuwirken, wie es dann weitergehen soll, wie also Ersatzvornahmen gestaltet bzw. andere Auftragnehmer rechtmäßig eingebunden werden können.

    19Tätigkeitsbereiche

    GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge bietet neben einer hoch qualifizierten Rechtsberatung auf dem Gebiet des Vergaberechts umfassende Serviceleistungen im Bereich Vergabemanagement an. Wir haben uns darauf spezialisiert, über die rein anwaltliche Tätigkeit hinaus die kaufmännische Expertise von Einkaufsexperten und Sachverständigen in Beschaffungsfragen zu bündeln und anzubieten.

    GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge bietet neben einer hoch qualifizierten Rechtsberatung auf dem Gebiet des Vergaberechts umfassende Serviceleistungen im Bereich Vergabemanagement an. Wir haben uns darauf spezialisiert, über die rein anwaltliche Tätigkeit hinaus die kaufmännische Expertise von Einkaufsexperten und Sachverständigen in Beschaffungsfragen zu bündeln und anzubieten.

    Unser Beratungsspektrum reicht von der Klärung einzelner Rechtsfragen über den Aufbau von Mitarbeiter-Know-how und die Strukturierung von Auftragsvergaben und Nachtragsmanagement bis hin zur Begleitung von Nachprüfungsverfahren und Vergütungsklagen. Unsere Tätigkeitsschwerpunkte sind im Wesentlichen wie folgt strukturiert:

    Rechtsberatung

    Als ausgewiesene Kenner des Vergaberechts stehen wir Auftraggebern wie Anbietern in allen juristischen Fragen kompetent zur Seite. Dabei haben wir die wirtschaftlichen Interessen unserer Mandanten stets im Blick und wissen die Formstrenge des Vergaberechts entsprechend zu nutzen.

    Begleitung Vergabeverfahren

    Wir unterstützen Auftraggeber und Anbieter in allen Phasen einer Ausschreibung. Unser Anspruch ist es, nicht allein für eine rechtssichere Abwicklung zu sorgen, sondern zugleich Kosten und Zeitaufwand für unsere Mandanten zu minimieren.

    Begleitung Auftragsausführung

    Wir unterstützen Auftraggeber und Auftragnehmer während der gesamten Phase der Auftragsausführung. Es geht dabei insbesondere darum, die Rechtmäßigkeit von Auftragsänderungen und Nachträgen anhand der strengen vergaberechtlichen Vorschriften und natürlich auch in zivilrechtlicher Hinsicht zu gewährleisten.

    Strukturen, Formulare, Dokumentationsvorlagen

    Unser umfassendes Wissen in allen Fragen des Vergaberechts und Vergabemanagements haben wir in Form von Formularbibliotheken gebündelt. Ob Ausschreibungsunterlagen, Vertragsentwürfe oder Dokumentationshilfen – Auftraggeber wie Anbieter profitieren von unseren Standards, die wir selbstverständlich auf die individuellen Bedürfnisse abstimmen.

    Training und Coaching

    GRÜNHAGEN Kanzlei für öffentliche Aufträge bietet einen praxisrelevanten Schulungsansatz. Unser Training und Coaching vermittelt nicht nur vergaberechtliches Wissen auf höchstem Niveau, sondern schärft zugleich das Bewusstsein für die Notwendigkeit, Vergabe- und Akquisitionsprozesse wirtschaftlich zu gestalten.

    Beschaffungsoptimierung

    Viele Auftraggeber wollen nachhaltige Beschaffungsvorteile erzielen und Einsparpotenziale realisieren. Gemeinsam mit ihnen entwickeln wir innovative Strategien, um diese Ziele zu erreichen, und unterstützen sie darin, die neuen Vergabestrategien intern zu kommunizieren und im Bewusstsein der Mitarbeiter zu verankern.

    Mediation

    Prozessvermeidung ist unser oberstes Ziel. Unsere Konfliktlösungsstrategien haben sich in vielen Situationen bewährt. Auch unser exzellentes Netzwerk trägt dazu bei, dass wir in der überwiegenden Zahl der Fälle eine für alle Beteiligten befriedigende Lösung finden.

    Prozessbegleitung

    Im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung sind wir robuster Partner für unsere Mandanten. Als auf das Vergaberecht spezialisierte Rechtsanwälte verfügen wir über umfassende Prozesserfahrung und sind mit den Besonderheiten von Vergabekammern und Oberlandesgerichten bundesweit bestens vertraut.

    20Meldungen

    Als eine der führenden Vergaberechtsboutiquen Deutschlands haben wir mit verg.info für unsere Mandanten und Interessierte einen richtungsweisenden Online-Kommentar Vergaberecht mit integriertem Seminarkonzept Vergaberecht geschaffen. Öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Unternehmen werden über die wichtigsten aktuellen Rechtsentwicklungen im Vergaberecht informiert und haben so das gesamte Vergaberecht und deren wichtigste Auslegung auf PC, Tablet und Smartphone immer und überall verfügbar.