Vergabeverfahren

Unser juristisches Vertragsmanagement und Projektmanagement schafft klare Strukturen für Kosten- und Terminsicherheit. Die Rechts- und Investitionssicherheit der Beschaffung sowie die Gewährung und der Erhalt von Fördermitteln oder Subventionen haben dabei oberste Priorität.

Konzeptionelle Herangehensweise

Die Gewährleistung eines rechtssicheren Vergabeverfahrens unter Zugrundelegung der vergaberechtlichen Vorschriften und unter Einhaltung des zeitlichen Rahmens ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Für unsere Mandanten wird ein Höchstmaß an Vergabesicherheit in Umsetzung der Anforderungen an den Beschaffungsgegenstand gewährleistet. Unsere juristischen Beratungsleistungen sind modular aufgebaut und decken alle Unterstützungsdienstleistungen ab, die zur rechtssicheren Findung des richtigen Vertragspartners erforderlich sind.

Erstellung der Vergabeunterlagen

Die Grundlage bilden die vorliegenden Arbeitsergebnisse. Die Erstellung betrifft sowohl den inhaltlichen Teil als auch den vertrags- und vergaberechtlichen Teil. Dies bedeutet, dass im Ergebnis eine fertige Ausschreibungsunterlage entsprechend den auftraggeberseitigen Anforderungen erstellt wird.

Bekanntmachungstext

Auf der Grundlage der uns vorliegenden Unterlagen wird der Bekanntmachungstext entworfen, mit unseren Auftraggebern abgestimmt und versandfertig vorbereitet. Bei Rückfragen von Bewerbern unterstützen wir auf Wunsch bei der Beantwortung der Fragen. Rückfragen der Bewerber werden von uns dann analysiert, erörtert und unterschriftsreife Antwortvorschläge vorgelegt. Gleichzeitig werden die Beantwortungen von Bewerberfragen in Form von Klarstellungen katalogisiert.

Ggf. Auswertung der Teilnahmeanträge

Bei der Auswertung der Teilnahmeanträge stehen wir beratend zur Seite und bieten an, die erzielten Ergebnisse in Form eines Vermerks niederzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Auswahl der Bewerber auftraggeberseitig erfolgt und deren rechtssichere Dokumentation durch uns gewährleistet wird. Bewerber, die nicht zu Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, erhalten rechtzeitig entsprechend vorbereitete Absageschreiben.

Angebotsphase

Rückfragen der Bieter werden von uns analysiert, mit unseren Auftraggebern erörtert und diesen unterschriftsreife Antwortvorschläge vorgelegt. Gleichzeitig werden die Beantwortungen von Bieterfragen in Form von Klarstellungen katalogisiert und die Vergabeunterlage entsprechend fortgeschrieben. Dadurch wird gewährleistet, dass bei der Aufklärung der Angebote und anschließenden Wertung keine Fehler gemacht werden und gleichzeitig die Zuschlagserteilung unter Berücksichtigung sämt-licher Klarstellungen erfolgt, d. h. ein handhabbares, sicheres Vertragswerk entsteht.

Angebotsprüfung

Die eingegangenen Angebote werden auf Wunsch von uns in inhaltlicher, rechtlicher und kaufmännischer Hinsicht geprüft. Das gesamte Ergebnis der Angebotsprüfung wird dokumentiert und ermöglicht unseren Auftraggebern, eine belastbare Entscheidung zu treffen.

Ggf. Bietergespräche/Verhandlungen

Wir empfehlen, mit sämtlichen Bietern Verhandlungsgespräche zu führen, die für eine Zuschlagserteilung in die engere Wahl kommen. Auf der Basis der dokumentierten Angebotsprüfung können von uns bieterbezogene Aufklärungsleitfäden vorbereitet werden, mit denen die Bietergespräche dann klar strukturiert und diskriminierungsfrei durchgeführt werden können. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die verhandlungsbedürftigen Sachverhalte umfänglich erörtert werden. Wir verstehen es als Selbstverständlichkeit, die Verhandlungsgespräche zu begleiten und zu dokumentieren.

Wertungsvorschlag

Auf der Grundlage der durchgeführten Angebotsprüfung, ggf. Angebotsaufklärung und Verhandlungsgespräche wird von uns die Wertung der Angebote für unsere Auftraggeber vorbereitet. Deren Wertungsentscheidungen werden dann von uns aufgenommen und umfassend dokumentiert. Dies bedeutet, dass sämtliche Entscheidungen von unseren Auftraggebern getroffen werden und wir diese bei der rechtssicheren Dokumentation entsprechend unterstützen. Gleichzeitig erstellen wir Unterlagen zur Präsentation der Wertungsentscheidung, sofern diese erforderlich sind.

Bieterinformationen

Nachdem sich unsere Auftraggeber für das wirtschaftlichste Angebot eines konkreten Anbieters entschieden haben, können wir die Information an das für den Zuschlag vorgesehene Unternehmen und die nichtberücksichtigten Bieter unterschriftsreif vorbereiten. Gleichzeitig können wir Antwortvorschläge bei entsprechenden Rügen / Nachfragen der Anbieter für unsere Auftraggeber vorbereiten.

Zuschlag / Vertragsurkunde

Nach Ablauf der 10-Tages-Frist sollte der Zuschlag zeitnah erfolgen. Dies bedeutet, dass wir Zuschlagsschreiben unseren Auftraggebern rechtzeitig und unterschriftsreif vorlegen. Diese erteilen dann den Zuschlag. Im Sinne eines auch später handhabbaren Vertragswerkes können wir sämtliche Klarstellungen und Ergebnisse der Bietergespräche so zusammenfassen, dass das Vertragswerk später auch „griffig“ ist und die Leistungsabforderung sowie deren Abrechnung rechtssicher ermöglicht wird.