Überblick
Es gilt im Vergaberecht der Grundsatz der Durchführung von Verfahren mit vorheriger europaweiter Bekanntmachung der Auftragsabsicht einerseits und der nachträglichen europaweiten Bekanntmachung der Zuschlagserteilung andererseits. Möchte ein Auftraggeber, Aufträge im Oberschwellenbereich vergeben, muss er die Pflicht zur europaweiten Bekanntmachung beachten. Die Bekanntmachung ist als der Startpunkt zu verstehen, ab dem die Unternehmen unter gleichen Wettbewerbsbedingungen um den Auftrag konkurrieren können, sofern sie sich vom Bekanntmachungsinhalt angesprochen fühlen. Es bestehen für EU-weite Vergabeverfahren verschiedene Arten von Bekanntmachungen, an die jeweils eigene Anforderungen gestellt werden.
Der Komplex der Veröffentlichungen lässt sich damit in mehrere große Abschnitte gliedern, die zeitlich aufeinander folgen. Ganz zu Beginn steht die unter Umständen optionale Vorinformation, gefolgt von der Auftragsbekanntmachung. Nach erfolgter Auftragsvergabe muss die Vergabe bekannt gemacht werden. Müssen in der Auftragsphase, also nach erfolgtem Zuschlag, Änderungen vorgenommen werden, so muss auch hierüber mittels einer Veröffentlichung informiert werden. Inhaltliche Änderungen einer bereits geschalteten Bekanntmachung vor Erteilung des Zuschlags erfolgen über eine Berichtigung.
Der damit zum Ausdruck kommende Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung beinhaltet die im Vergaberecht geltenden Prinzipien der Transparenz und Gleichbehandlung. Dem Wettbewerbsgedanken wird Rechnung getragen und die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit damit eingehalten. Die Vorschriften zur Veröffentlichung dienen dazu, einen diskriminierungsfreien Wettbewerb mit einem nachvollziehbaren und klaren Vergabeverfahren zu gewährleisten, da alle Interessenten dieselben Informationen durch die jeweilige Bekanntmachung bekommen.
Je nach Art der Auftragsvergabe, gelten verschiedene Publizitätsvorschriften. Den Auftraggebern stehen an die E-Vergabe angepasste EU-Formulare unter Ted Europa zur Verfügung.
Für öffentliche Auftraggeber besteht die Möglichkeit, eine in den kommenden zwölf Monaten geplante Auftragsvergabe mittels Veröffentlichung einer Vorinformation anzukündigen.
Die Vorinformation dient der vorzeitigen Information von interessierten Unternehmen, wodurch Chancengleichheit und Wettbewerb erhöht werden, durch sie kann aber auch der Wettbewerb gestartet sowie die Angebotsfrist verkürzt werden.
Die Vorinformation muss in dem jeweiligen Muster der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 2015/1986 an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union gesendet werden.
Der Auftraggeber gibt an, zu welchem Zweck er diese Bekanntmachung wählt, wobei er mit der Vorinformation drei Ziele erreichen und kommunizieren kann:
- Die Bekanntmachung dient nur der Vorinformation.
- Die Bekanntmachung dient der Verkürzung der Frist für den Eingang der Angebote.
- Die Bekanntmachung ist ein Aufruf zum Wettbewerb.
Der SektVO ist der Begriff der Vorinformation fremd. Sektorenauftraggeber nutzen die Möglichkeit einer regelmäßigen, nicht verbindlichen Bekanntmachung, welche sich inhaltlich mit der Vorinformation gleicht. Dabei ist es den Auftraggebern freigestellt, eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung zu veröffentlichen. Die regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung begründet ebenfalls wie im Bereich der VgV grundsätzlich keine Verpflichtung für die Auftraggeber, die dort genannten Leistungen auch tatsächlich auszuschreiben.
Auch die Angebotsfrist kann im Sektorenbereich verkürzt werden, allerdings gilt dies hier nur im offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren.
Rechtsvorschriften
Veröffentlichung zur Vorinformation
In diesem Fall ist die Vorinformation rein unverbindlich. Sie dient lediglich der Information eines eventuell bevorstehenden Vergabeverfahrens. Es steht den Auftraggebern sowohl frei, eine Vorinformation überhaupt zu veröffentlichen als auch die in der Vorinformation genannte Leistung tatsächlich auszuschreiben. Die Wirtschaftsteilnehmer können sich wegen des zeitigen Vorlaufs frühzeitig auf das Vergabeverfahren einstellen, was besonders auch ausländischen Unternehmen zugutekommt, die ansonsten oftmals mit sprachlichen Barrieren, räumlicher Entfernung und einer an die reguläre Auftragsbekanntmachung anknüpfenden eher kurzen Bewerbungsfrist konfrontiert sind. Vorteilhaft ist die Vorinformation auch, weil durch sie die Teilnahme leistungsstarker Unternehmen gesichert werden kann, da diese über die beabsichtigte Einleitung des Vergabeverfahrens informiert werden und ihre Kapazitäten danach ausrichten können. Bieterschutz (vgl. 1.5. Rechtsschutz) vermittelt die Vorinformation in diesem Fall nicht. Fehler in der Bekanntmachung können mithin nicht Gegenstand eines Nachprüfungsverfahrens werden, auch kann der Bieter keinen Anspruch auf Veröffentlichung einer Vorinformation erheben.
Vorinformation zur Verkürzung der Frist für den Eingang der Angebote
Die Vorinformation kann sich fristverkürzend auf den Eingang von Angeboten auswirken. So kann durch sie die Mindestfrist für den Eingang von Angeboten im offenen Verfahren auf 15 Tage und im nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren auf zehn Tage verkürzt werden, wenn
- die Vorinformation alle nach Anhang I bzw. Anhang IV der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 2015/1986 geforderten Informationen enthält, sofern diese zum Zeitpunkt der Veröffentlichung schon vorlagen und
- die Vorinformation mindestens 35 Tage und nicht mehr als zwölf Monate vor dem Tag der Absendung der Auftragsbekanntmachung zur Veröffentlichung an das Amt für Veröffentlichung der Europäischen Union übermittelt worden ist.
Von Bedeutung ist in diesem Zusammenhang, dass der abgedeckte Zeitraum, also die Zeit, in der nach Veröffentlichung der Vorinformation auch tatsächlich EU-weit ausgeschrieben werden muss, ab diesem Tag gerechnet mindestens 35 Kalendertage bis höchstens zwölf Monate beträgt.
Hierauf kann unter Umständen ein Nachprüfungsverfahren gestützt werden.
Vorinformation als Aufruf zum Wettbewerb
Mit der Vorinformation kann zum Wettbewerb aufgerufen werden, so dass der Vorinformation dann verbindlicher Charakter zukommt. Eine weitere Auftragsbekanntmachung ist in diesem Fall nicht erforderlich. Die interessierten Unternehmen können auf die Vorinformation hin eine Interessensbekundung übermitteln. Danach erfolgt eine Aufforderung zur Interessensbestätigung seitens des Auftraggebers. Das bedeutet, dass die Unternehmen zur Bestätigung ihres Interesses an einer weiteren Teilnahme aufgefordert werden. Dadurch wird der Teilnahmewettbewerb eingeleitet. Die Unternehmen haben 30 Tage ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Interessensbestätigung Zeit, ihr Interesse zu bestätigen. Der Verzicht auf eine Auftragsbekanntmachung ist nur möglich, wenn es sich bei dem Auftraggeber nicht um eine oberste Bundesbehörde handelt.
Die Vorinformation zum Aufruf zum Wettbewerb ist aber nur im nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren möglich, wenn damit zum Wettbewerb aufgerufen werden soll.
Insgesamt müssen die nachfolgenden Voraussetzungen vorliegen, um zum Wettbewerb aufzurufen. Die Vorinformation muss:
- die Leistungen benennen, die Gegenstand des zu vergebenden Auftrags sein werden,
- den Hinweis enthalten, dass dieser Auftrag im nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung vergeben wird,
- eine Interessensbekundung enthalten, das heißt, die interessierten Unternehmen auffordern, ihr Interesse mitzuteilen,
- alle nach Anhang I der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 2015/1986 geforderten Informationen enthalten, und
- mindestens 35 Tage und nicht mehr als zwölf Monate vor dem Zeitpunkt der Aufforderung zur Interessensbestätigung veröffentlichen.
Die Auftragsbekanntmachung setzt das Vergabeverfahren in Gang und legt (in Verbindung mit den Vergabeunterlagen) die Maßstäbe für die Vergabe fest.
Die Auftragsbekanntmachung garantiert Transparenz, Wettbewerb und Gleichbehandlung. Weiterhin schafft sie Vertrauensschutz für die interessierten Unternehmen. So kommt der Bekanntmachung stets Vorrang zu, weshalb bei Widersprüchen zwischen ihr und den Vergabeunterlagen der Inhalt der Bekanntmachung vorzuziehen ist. Auftraggeber sollten daher zunächst die Vergabeunterlagen und dann die Bekanntmachung fertigstellen.
Unternehmen müssen durch die Auftragsbekanntmachung erkennen können, ob das Vorhaben für sie überhaupt interessant ist. Dies bedeutet insbesondere, dass sie anhand der Angaben der Bekanntmachung erfassen sollen, ob das Vorhaben bezüglich der Art der Leistung und des Umfangs in das Leistungsspektrum (ggf. durch Einschaltung von Nachunternehmern) potenziell auf sie zugeschnitten ist.
Ist das Verfahren durch die Auftragsbekanntmachung gestartet worden, ist eine Aufhebung nur unter engen gesetzlichen Voraussetzungen möglich (vgl. 2.5.10. Aufhebung).
Verfahrensarten
Grundsätzlich ist bei einem Vergabeverfahren eine Bekanntmachung erforderlich, jedoch gibt es Ausnahmen. Nicht bei allen Verfahrensarten bedarf es einer Auftragsbekanntmachung., so setzen Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb sowie diejenigen Verfahren, denen eine Vorinformation mit Aufruf zum Wettbewerb voran ging, keine Auftragsbekanntmachung voraus (vgl. 2.1. Verfahren / Methoden).
Öffentliche Auftraggeber trifft die Pflicht, durch eine Vergabebekanntmachung über vergebene Aufträge und deren Ergebnisse zu informieren, dies schafft Transparenz und dient der Marktbeobachtung.
30 Tage nach der Zuschlagserteilung bzw. nach dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung müssen die Ergebnisse des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union im jeweils passenden Standardformular übermittelt werden.
Dabei gilt, dass folgende, den vergaberechtlichen Grundprinzipien zuwiderlaufende, einzelne Angaben in die Vergabebekanntmachung nicht aufzunehmen sind:
- solche, deren Veröffentlichung den Gesetzesvollzug behindern würden,
- solche, deren Veröffentlichung dem öffentlichen Interesse zuwiderlaufen würden,
- solche, deren Veröffentlichung die berechtigten geschäftlichen Interessen öffentlicher oder privater Unternehmen schädigen würden,
- solche, deren Veröffentlichung den lauteren Wettbewerb zwischen Unternehmen beeinträchtigen würden,
Von der Vergabebekanntmachung sind nur die abgeschlossenen Rahmenvereinbarungen, aber nicht die zugrunde liegenden Einzelaufträge umfasst. Bei dynamischen Beschaffungssystemen gilt, dass die Vergabebekanntmachung eine vierteljährliche Zusammenstellung der Einzelaufträge enthalten muss, welche spätestens 30 Tage nach Quartalsende zu übermitteln ist.
Zeitpunkt der Veröffentlichung
Wurde ein Auftrag vergeben und das Vergabeverfahren dadurch abgeschlossen, ist dies durch Bekanntmachung anzuzeigen. Die Vergabebekanntmachung muss unabhängig von der gewählten Verfahrensart erfolgen, weshalb auch Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung eine Vergabebekanntmachung erfordern.
Wesentliche Auftragsänderungen, die ausnahmsweise ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens vorgenommen werden dürfen, müssen bekannt gemacht werden.
Dabei handelt es sich im Wesentlichen einerseits um zusätzliche Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen, bei denen ein Wechsel des Auftragnehmers aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht erfolgen kann und mit erheblichen Schwierigkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten verbunden wäre oder andererseits um Änderungen von Umständen, die der Auftraggeber im Rahmen seiner Sorgfaltspflicht nicht vorhersehen konnte (vgl. 3.1. Auftragsausführung; 3.2. Auftragsänderung).
Sektorenauftraggeber können unabhängig von einem konkreten Vergabeverfahren zur Eignungsfeststellung ein Qualifizierungssystem für Unternehmen einrichten und betreiben.
In der VgV oder VOB/A (EU) hingegen ist dieses nicht vorgesehen. Das Qualifizierungssystem erfüllt zum einen den Zweck einer vorgezogenen Eignungsprüfung. Zum anderen soll es vergebene Aufträge bekannt machen. Der Einsatz von Qualifizierungssystemen ist bei allen Verfahrensarten, außer beim offenen Verfahren, möglich. Es wird hinsichtlich der Veröffentlichung zwischen drei Fallgruppen unterschieden (vgl. 2.4.7. Präqualifizierungssysteme):
- Bekanntmachung eines Qualifizierungssystems,
- Änderung der Gültigkeitsdauer des Systems und
- Beendigung des Systems
Rechtsvorschriften
Es sind bestimmte Grundsätze vorhanden, die bei allen Bekanntmachungen und ihrer Übermittlung bzw. anschließenden Veröffentlichung zu beachten sind. Weiterhin ist erst eine EU-weite Veröffentlichung vorzunehmen und dann im Anschluss eine individuelle nationale Bekanntmachung.
Übermittlung an das Amt für Veröffentlichungen
Alle Arten von Bekanntmachungen (d.h. Auftragsbekanntmachungen, Vorinformationen, Vergabebekanntmachungen und Bekanntmachungen über Auftragsänderungen) werden automatisch durch einen elektronischen Vorgang bzw. durch die Verwendung elektronischer Mittel, nachdem das jeweilige Standardformular ausgefüllt wurde, mithilfe der Verwendung von elektronischen Mitteln dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union übermittelt (vgl. 1.2. Dokumentation / Vergabevermerk).
Die Bekanntmachungen werden dann durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union veröffentlicht und so allen interessierten Unternehmen zugänglich gemacht.
Nachweisführung
Als Nachweis dient die Bestätigung der Veröffentlichung der übermittelten Informationen, die der Auftraggeber vom Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union erhält. Der Auftraggeber muss dadurch den Tag der Absendung nachweisen können.
Die Bekanntmachung erscheint auf dem Portal und kann von den interessierten Wirtschaftsteilnehmern eingesehen werden und anschließend im Rahmen zum Zwecke der Bewerbung verwendet werden.
Zusätzliche Veröffentlichung
Auch im Inland kann auf Bundes-, Landes- oder Portalebene veröffentlicht werden, insbesondere auf www.bund.de, den landesspezifischen Portalen, durch den öffentlichen Auftraggeber selbst als auch durch private Medien. Die Wahl des geeigneten Publikationsmittels steht dabei im Ermessen des öffentlichen Auftraggebers, wobei er nach Möglichkeit einen großen und unbeschränkten Kreis von Unternehmen informieren sollte und das Diskriminierungsverbot beachten muss.
Hierbei sind zeitliche Vorgaben zu beachten. Für den Zeitpunkt der inländischen Veröffentlichung kommt es in erster Linie auf die tatsächliche Veröffentlichung durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union an. Denn erst wenn diese erfolgte, darf auch die nationale Bekanntmachung erfolgen. Erfolgte sie nicht, sind aber 48 Stunden nach der Bestätigung über den Eingang der Bekanntmachung durch das Amt für Veröffentlichungen vergangen, ist es ebenso möglich, im Inland zu veröffentlichen.
Die nationale Bekanntmachung darf nur Angaben enthalten, die konform sind mit den Angaben der europaweiten Bekanntmachung, so dass im Verhältnis zu dieser Identität gewahrt werden muss. Es können aber auch Angaben umfasst sein, die zuvor im Beschafferprofil veröffentlicht wurden. Die Bekanntmachung muss angeben, wann sie an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union übermittelt wurde bzw. den Tag, an dem die Veröffentlichung im Beschafferprofil erfolgt ist.
Rechtsvorschriften
Auftraggeber können im Internet ein Beschafferprofil einrichten, welches die Funktion eines alternativen Veröffentlichungsmediums innehat und so auf sich bzw. die Beschaffungstätigkeiten aufmerksam machen.
Es handelt sich um ein direkt auf den Auftraggeber zugeschnittenes Portal zum Zwecke der Veröffentlichung von Angaben über
- geplante Vergabeverfahren (= Vorinformation) (vgl. 2.3.1. Vorinformation),
- laufende Vergabeverfahren, und
- vergebene bzw. eingestellte Aufträge oder aufgehobene Vergabeverfahren.
Auch alle sonstigen Informationen, die für die Auftragsvergabe eine Rolle spielen, wie etwa Kontaktdaten, sind hierüber bekannt zu machen. Regelmäßige Aktualisierungen erweisen sich somit als sinnvoll, um den Wirtschaftsteilnehmern die Informationen über die Beschaffungsaktivitäten des Auftraggebers auf bestmöglichem Wege zur Verfügung zu stellen.
Rechtsvorschriften
Auftraggeber haben die Möglichkeit, Änderungen einer bereits geschalteten Bekanntmachung bzw. zusätzliche Angaben bekannt zu machen.
